회의시간 줄이기

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보통 직장인들의 경우, 각종 회의에 참석하는 시간들이 많을겁니다. 업무 관련된 각종 회의들로 인해 스트레스를 받는 경우도 많을줄로 압니다. 오늘 타부서의 회의하는 모습들을 지켜보면서 회의시간 줄이기에 대한 노하우를 공유해보는것도 의미있는 일이라 생각 되어지더군요.

왜 회의시간은 늘 길어질까?
이는 회의소집을 위해 주관하는 부서나 혹은 담당자가 회의와 관련된 이슈 또는 회의주제를 참여자들에게 미리 공지하는게 효율적이며, 참여자들 역시 내가 참여하는 회의에서의 안건이나 주제가 무엇인지 미리 파악한후, 가능하다면 주제에 대한 본인의 생각들, 혹은 방법들 등을 요약 준비하여 참여하는게 효율적입니다.

하지만, 대부분은 미리 회의 주제에 대한 공유가 이루어지지 않고 있으며, 미리 공유가 안되다 보니 준비 또한 제대로 이루어지지 못하죠. 결국, 회의시간에 주제를 공유한뒤에서야 그 자리에서 해결책이나 기타 내용들을 공유하려 온갖 난상토론등을 거치다 보면, 결국 정해진 시간을 넘어서는 상황이 다반사입니다.

회의시간 줄이기?
그럼 지루하고도 길어져버린 회의시간을 줄이기 위해서는 어떤 방법들이 있을까요? 아래에 제시하는 방법들이 정답은 아닐겁니다. 여러 방법들중 한가지 정도로 제안할 수 있는것들이니 참고정도 하시면 좋을것 같습니다.

1) 회의를 해야 할 이슈가 있다면, 미리 회의 주제에 대해 공유하기.
2) 회의에 참석해야 할 대상은 누구인지 미리 정해서 통보할 것.
3) 회의 참여자는 회의 주제에 대해 파악하고 관련 의견들이나 내용들을 정리해둘 것.
4) 회의 시간을 명확히 정해둘 것. (예 : 30분만 회의하기)
5) 정해진 주제에 대해서만 회의할 것.
6) 회의에서 나온 내용들을 간략히 정리한 후 공유하기.

효율적인 회의가 되도록
오늘 오전 타부서의 회의모습들을 지켜보고 있으니 결과만 놓고 본다면, 1시간 이상의 회의를 하였으나 명확하게 나온 결론이 없더군요. 회의내용에서도 같은 얘기를 반복하는 상황이더군요. (회의에 참여한 동료에게 들음) 이런 상황들이 계속해서 반복 되어지다보면 회의에 참여하는 구성원들만 힘들어집니다.

비단 이렇게 비효율적인 회의가 잦아질수록 조직 전체에서 볼 경우, 불필요한 에너지와 시간들을 낭비하는 셈입니다. 위에서 언급된 회의시간을 줄이기 위한 나름의 방법들을 고려하여 이후부터라도 효율적인 회의. 생산적인 회의가 될수 있도록 함께 노력해야 할 것입니다.