길동씨, 생각 좀 하고 일하지 ?

직장생활을 하면서, 우리들은 많은 일들을 처리합니다. 그런데, 혹시 이런 현상 경험해 보신 적 있으신지요?

1) 첫째날 : 오늘 업무과제를 팀장으로부터 받았다.
1주일 안에 보고서를 제출해야 한다.
오늘 이것저것 우선 할 일이 있으니까 내일부터 시작하자 (일단 여유...^^)

2) 둘째날 : 업무시작
일단 머리가 아프다. 어떻게 해야 할 지 막막하기도 하구... 타 부서 전화가 왔다.
그래서 전화 받고 차 한잔 하고 그러다가...하루를 그냥 보냈다. 좀 걱정은 되지만...

3) 세째날 : 빨리 마쳐야 하니까, 일단 보고서를 쓰자.
어 ?  Data 가 없다.  A부서에서 받아야 하는데... A부서 전화해서, 급하니까 오늘까지 달라고
부탁한다. A부서 담당자 왈, 오늘은 바쁘니까, 내일까지 준다고 한다. 그래서, 오늘 아무것도
못했다. 큰 일이다.

4) 네째날 : 팀장이 어느 정도 진척됐는지 묻는다.
A부서 자료를 받아야 하는데, 오늘까지 준다고 해서 기다리는 중이라고 답변했다. 며칠 정도
늦어질 꺼 같다고...헐 (팀장 불편해 하는 기색이 역력하다. 헐~~)

5) 다섯째날 : 어제 늦게야 받은 자료를 가지고, 급하게 보고했다.
보고받은 팀장 왈, 이거 맞는 수치입니까 ?  뭔가 좀 이상한데 ??
A부서 담당자한테 직접 받은 자료입니다. 맞겠죠. 보고서에 앞뒤가 좀 맞지 않네요. 뭔가 급조한
느낌이 듭니다. 다시 정리해서 다음주 수요일까지 재보고 하세요.

6) 다음주 수요일...재보고 했다.
팀장은 보고받은 자료를 Keeping 한다. 뒤늦게 안 사실이지만, 이미 본부장에게 구두로 전 주에
보고했다. 내 보고서가 필요 없어진 것이다. 그리고는 나에게 한마디 합니다.
결과는 [길동씨, 생각을 좀 하고 일을 합시다.] 허걱~

무슨 의미일까요 ?  생각을 하고 일을 하자는 이야기가...
다음 예를 한번 봅시다.

1) 첫째날 : 과제를 부여 받고, 목적과 핵심, 순서를 먼저 생각한다.
뭘 보고하라는 것인지, 핵심은 무엇인지, 필요한 자료는 무엇인지...
그리고, A부서에 자료 협조부터 미리 해 둔다.

2) 둘재날 : 어제 생각했던 것을 토대로, 목차 및 Concept을 잡는다.
개략적인 핵심 위주로 보고서 틀을 먼저 완성해 둔다.
채울 수 없는 공간은 그대로 비워두고, 결론에 대한 가설을 세운다.    
 
3) 세째날 : A부서로부터 받은 자료를 미리 만들어 놓은 틀에  Fill-In
결론(가설)에 대한 검증과 미비된 부분을 보완하고 Draft를 완성한다.
첨부터 다시 Review 하면서, 순서와 틀을 다시 바로 잡는다.

4) 네째날 : 팀장의 의중과 나의 보고서 초점이 맞는지, 사전 점검한다.
간단하게 진척사항과 과정 중에 나타난 문제, 결론에 대해 상의한다.
그리고, 나의 보고서를 다시 Review 한다.

5) 다섯째날 : Dead Line 을 꽉 채우지 말고, 조금 일찍 (오전 중) 보고한다.
팀장 Review 시간은 어제 간략히 사전 상의한 내용이 있어서 짧아진다.
몇 가지 확인사항만 확인하고, 본부장까지 바로 보고된다.

위 두 가지 Case 를 비교해 보시면...어떠세요 ?
물론, 모두 잘 하고 계실 거라 믿습니다만...

보고서를 작성하기 전에 얼마나 생각을 하느냐에 따라 총 업무시간은 기하급수적 줄어듭니다. 첫번째 Case 처럼 재보고를 3번 이상 했다고 가정해 보세요... 금방 2~3주가 훌쩍 지나가기 쉽습니다.

재보고 횟수를 줄이는 것이 결국 총 업무시간을 줄이는 요령입니다.
재보고를 줄이려면, 첨부터 서두르지 말고, 무엇을 어떻게 어떤 순서로 할 것인지 충분히 생각하는 시간을 가져야 합니다. 생각할 수 있는 시간은 하루 24시간 중에 생각 없는 시간을 활용하시는 것도 하나의 방법이 되겠죠 ?  (화장실, 차 한잔, 이동 중, 출퇴근, 잠자기 전 등) 그렇다고 일과 생활의 균형을 깨라는 것이 아니란 건 아시죠?

결론적으로 말씀 드리면, 일하는 시간은 일을 시작하기 전에 얼마나 꼼꼼하게, 조리 있게 생각을 충분히 했느냐, 아니냐에 따라 달라진다는 것을 명심했으면 좋겠습니다.

생활 속의 많은 일들도 마찬가지겠죠 ?