직장생활 - 효율적으로 일하기

이미지 출처 : http://www.flickr.com/photos/x180/469281131/


직장생활에 있어 업무의 우선순위를 정하는것은 매우 중요한 부분입니다. 해야 할 많은 업무들중 가장 먼저 해결해야 할 업무 분류를 하고 선정한 후, 가장 빠른 해결을 위해 해야할 것들은 무엇인지, 협조를 받을 사내 인력은 어떻게 되는지등의 준비가 된후 일처리를 진행하면 시간도 단축될 뿐더러, 불필요한 시간낭비를 막을수 있습니다. 또한 함께 일하는 동료들에게도 유익한 일입니다.

하지만 종종 현실에선 이런 경우가 발생하기도 합니다. 바로, 자기의 사고에 사로 잡혀 있어서 자신도 힘든지도 모르면서 남을 괴롭히고 있음을 알지 못하는 피곤한 직장동료 or 상사들 말이죠. 자기만의 생각과 고집을 굽히려 하지 않습니다. 합리적인 업무처리 방법이나 기타 노하우들을 알려주어도 선뜻 받아들이질 못하죠.

처음엔 이야기를 듣는가 싶어도, 돌아서면 결코 쉽게 바뀌어지는 유형들이 아닙니다. 이런 상황들이 지속되면 결국 함께 일하는 동료들과 나아가 조직의 구성원 전체가 힘들어지는 상황이 발생하게 되죠. 이런 우려스러운 사태를 방지하기 위해선 본인스스로가 변화에 대해서 받아들일 수 있는 용기가 필요합니다. 스스로의 뼈저린 자각만이 행동으로 변화할 수 있는 계기가 되기 때문입니다.

효율적이고 좋은 작업 습관에 대한 노하우를 공유해봅니다.

1) 오랜 경험을 통해 항상 중요한 순서에 따라 일을 하기가 그리 쉽지 않다는 것을 알게 되었습니다. 하지만 동시에 중요한 일을 먼저 하도록 계획을 세우는 것이 그때그때 되는 대로 일을 하는 것과는 비교도 할 수 없을 정도로 더 낫다는 사실도 깨닫게 되었지요.

2) 책상 위가 잡다한 서류들로 가득 차 있는 사람은 책상에서 지금 당장 하는 일과 관계없는 모든 서류를 치우고 나면 자신의 일을 더 쉽고 정확하게 할 수 있다는 것을 알게 될 것입니다. 이것이야말로 효율성을 높이는 가장 기본적인 조치이기도 하죠.

3) 문제가 생겼을 때, 결정을 내리는 데 필요한 사실을 알고 있다면 결정을 미루지 말고 그 자리에서 즉시 문제를 해결하는것이 낫습니다.  또한 회의를 진행하게 될때에 한 번에 한 가지 문제만 토의하고 결론을 내리는것이 생산적입니다. 한 번에 한 가지 주제로만 회의를 진행해가다 보면 질질 끄는 문제도 사라지고 결론을 미루는 일도 없어짐을 경험하게 되죠. 매우 바람직한 현상이지요. ^^

4) 조직하고, 위임하고, 관리하는 법을 익혀야합니다. 많은 직장인들이 책임을 다른 사람에게 위임하는 법을 배우지 못하고 모든 일을 혼자 하려고 고집하면서 자기 무덤을 파고 있는것 같습니다. 그런 결과 세세한 일에 파묻혀 갈피를 잡지 못하게 될 뿐이죠. 물론 말처럼 쉬운일이 아니기도 하겠지만, 중요한 시사점은 책임자의 위치라면 걱정과 긴장, 피로를 피하기 위해 권한을 위임해야 하는것이 낫습니다.

5) 사업을 크게 일구고도 조직하고 위임하고 관리하는 법을 익히지 못한 사람은 50대나 60대 초반에 심장질환으로 사망하는 경우가 적지 않다고도 하니, 위의 몇 가지 좋은 작업 습관들을 참고하셔서 보다 능률적인, 생산적인 활동에 집중할 수 있었으면 하네요.

효율적 업무처리를 위한 시간을 관리하려면 내 머리 속에 있는 나의 모든 생각들을 먼저 정리해야 합니다.

이것을 자신의 생각, 생활, 업무에 한번 적용해 보시길 바랍니다.

1) 단순화  :  다양한 여러 가지 생각들을 최대 2~3가지 유형 혹은 개수로 줄이고, 합치는 것이죠.
                  예를 들면, 회사일/집안일/학교일 or 오전/오후/저녁 or 올해/내년/이후 or 가족/동료/지인

2) 표준화  :  생각이나, 다양한 실행방법 중 자신에 맞는 최적의 공통된 패턴을 만드는 것이죠.
                  예를 들면, On-Line 쇼핑몰 이용순서, 책 고르는 방법, 일하는 순서, 물건 찾는 방법 등

3) 전문화
  :  선진화된 방법과 전문지식, Know-How 를 통해, 멋지게 해결하는 것을 만드는 것이죠.
                  예를 들면, 부동산 선택의 Check List, 아이디어 실행 점검표, 계약서 Check Point 등

저 역시도 위 내용처럼 최대한 효율적으로 업무를 처리하려고 노력은 합니다만 생각처럼 잘안될때도 많습니다. 매번 반성하게 되는 순간들이 많더군요. 여러분들도 한번 일상 생활이나 업무처리시 참고하시어 좀더 효율적이고 생산적인 업무처리를 할 수 있다면 좋겠네요. 도움이 되셨나요? ^^

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